バーチャルオフィスとは？事務所利用のメリット・デメリットをご紹介！

事務所を探していると、バーチャルオフィスに興味を持つケースがあるでしょう。
しかし、バーチャルオフィスがどのようなものか、具体的な内容までは知らない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、事務所の賃貸借契約を検討している方に向けて、バーチャルオフィスとは何か、レンタルオフィスとの違いや利用するメリット・デメリットをご紹介します。

事務所の賃貸借契約で知っておきたいバーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際のオフィスを構えない「仮想の事務所」です。
事業用の住所を貸し出すサービスであり、レンタルオフィスやシェアオフィス・コワーキングスペースなどとは異なります。
バーチャルオフィスの主なサービス内容は、以下のとおりです。
大きく分けて「基本料金に含まれるサービス」と「有料オプションサービス」の2つがあるので、それぞれ確認しておきましょう。

バーチャルオフィスの基本料金に含まれるサービスとは

バーチャルオフィスの基本料金には、まず郵便物の受取・転送サービスが含まれます。
自宅の住所を知られずに郵便物が受け取れるため、事業を始めるうえで大きなメリットとなるでしょう。
また、バーチャルオフィスでは電話番号やFAX番号の提供もおこなっています。
事業を始めるにあたって必要なものをレンタルできるため、手続きがスムーズに進みやすいです。
その他、会議室や打ち合わせスペースを利用できる場合があります。
事務所の賃貸借契約でバーチャルオフィスを検討しているなら、事前に基本料金の内訳を把握しておくとよいでしょう。

バーチャルオフィスの有料オプションサービスとは

バーチャルオフィスによっては、法人登記の代行を依頼できる場合があります。
事務所の法人登記は手続きが複雑になりやすいため、不安がある場合は任せることをおすすめします。
さらに、経理・会計・税務に関するサポートをおこなっているケースもあるでしょう。
業者によりますが、融資・補助金・助成金の申し込みサポートも依頼できる場合があるため、事前に確認しておきましょう。
注意点として、オプションを多く付けると高額な出費になるおそれがあります。
予算オーバーにならないよう、入念な計画を立てておくと安心です。

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バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

事務所の賃貸借契約を検討しているなら、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いをあらかじめ把握しておく必要があります。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは、主に以下の3つです。

違い①バーチャルオフィスには働く場所がない

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、実際に業務をおこなうスペースがない点にあります。
「仮想の事務所」であるバーチャルオフィスには、働く場所がありません。
そのため、業務は基本的に自宅でおこないます。
郵便物や電話も、あらかじめ設定した場所に自動転送されるのが一般的です。
一方、レンタルオフィスは実際に働く場所として必要な備品や通信設備を備えています。
通常の貸事務所と同様の機能を持ち、机や椅子なども設置されているのが特徴です。
このように、バーチャルオフィスはサービスのみを提供し、レンタルオフィスは場所とサービスを提供しています。

違い②法人登記はレンタルオフィスのほうがしやすい

法人登記とは、会社やその他の法人が法務局にその概要を登録する手続きです。
事務所で事業を始める際に、法人登記が必要になる場合があります。
この手続きはバーチャルオフィスでも可能ですが、レンタルオフィスのほうが審査を通過しやすい傾向があります。
これは、事務所が実在しているためです。
レンタルオフィスで法人登記をおこなうほうが審査を有利に進められ、結果的に事業を早く進められるでしょう。
事務所の賃貸借契約を検討している方は、バーチャルオフィスの注意点も事前に確認しておくことが重要です。

違い③バーチャルオフィスは口座開設時の審査が厳しい

バーチャルオフィスの特徴として、口座開設時の審査が厳しいことが挙げられます。
バーチャルオフィスは物理的な事務所ではなく、住所や電話番号・FAX番号などの提供が中心です。
事業の実態が明確に示せないため、口座開設時の審査が厳しくなるおそれがあります。
金融機関によっては、バーチャルオフィスでの口座開設を認めない場合もあるため注意が必要です。
事務所の賃貸借契約でバーチャルオフィスを検討しているなら、事前に口座開設が可能か金融機関に問い合わせておくことをおすすめします。

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バーチャルオフィスを事務所として借りるメリット・デメリット

バーチャルオフィスを事務所として借りるときには、メリットとデメリットの両方を把握しておかなければなりません。
メリットばかり見てデメリットに着目していないと、契約後に費用がかさむなど失敗する可能性があります。
事務所の賃貸借契約を成功させるには、バーチャルオフィスの特徴を事前にチェックしておくことが大切です。
以下では、バーチャルオフィスのメリットとデメリットをそれぞれ2つずつご紹介します。

メリット①初期費用を抑えられる

バーチャルオフィスの大きなメリットは、初期費用を安く抑えられることです。
通常の事務所を借りると、多額の費用がかかります。
しかし、バーチャルオフィスなら数千円から数万円程度で契約可能です。
契約金などが不要なケースも多く、コストを大幅に削減できます。
事業を始めたばかりで資金に余裕がない方は、バーチャルオフィスを検討するとよいでしょう。

メリット②開業までのスピードが早い

一般的に事業の開業には時間がかかります。
事務所を新規で借りる場合、入居審査のほかに電話回線やインターネット回線の工事が必要です。
仕事を始められる環境が整うまでに1か月以上かかるため、それらを考慮してスケジュールを組む必要があります。
その点、バーチャルオフィスでは電話回線やインターネット回線の手続きが早く、審査から1週間程度で業務を開始できます。
事業開始までのスピードが早いことは、バーチャルオフィスの魅力と言えるでしょう。

デメリット①他社と住所が重複するおそれがある

バーチャルオフィスでは、複数の会社が同じ住所を利用するケースがよくあります。
インターネットで検索した際に、自社だけでなく他の会社も表示される可能性があるため注意するようにしましょう。
住所の重複が原因でクライアントから不信感を抱かれるリスクもあります。
会社の住所は信頼を示す情報であるため、場合によっては通常の事務所を借りたほうがよいでしょう。

デメリット②郵便物の受け取りが遅くなる可能性がある

事業を始めると、郵便や書留、ダイレクトメールなどの書類が多く届きます。
なかには迅速な対応が必要なものもあります。
バーチャルオフィスでは手元に直接郵便物が届かないため、対応が遅れる可能性があるでしょう。
通常の事務所と異なる点を理解しておかないと、トラブルに発展しやすいです。
郵便物の到着を少しでも早く知りたい場合は、メール通知サービスなどの利用をおすすめします。

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まとめ

バーチャルオフィスとは、実際のオフィスを構えない「仮想の事務所」です。
レンタルオフィスとの違いは、働く場所が備わっているかどうかにあります。
事務所としてバーチャルオフィスを利用すると、初期費用を抑えられますが、他社と住所が重複するリスクがあることには注意が必要です。