オフィスの賃貸借契約で確認したいインフラは？3種類のインフラを解説

ビジネスの拠点として利用するためのオフィスを借りる場合、どのような設備が整っているかを確認する必要があります。
とくにインフラ関連の設備は、ビジネスの成果だけでなく、働く方にとって大切なものです。
そこで今回は、オフィスの賃貸借契約で確認したいインフラとして、ライフライン・空調・ネットワークそれぞれのポイントを解説します。

オフィスのインフラ確認①ライフライン

オフィスの賃貸借契約を結ぶ前に確認したいのが、基本的なライフラインの整備状況です。

電気

現代のオフィスに欠かせないのは、電気関連のインフラです。
電気の整備状況が確認できていないオフィスでは、パソコンなどのオフィス機器が使用できないだけでなく、照明も点灯しません。
借りたいオフィスが見つかったら、まずは室内にどのような電気設備があるかを確認しましょう。
確認すべきポイントは、コンセントの場所と数です。
コンセントの場所が偏っていると、オフィス全体でパソコンなどの使用が難しくなるでしょう。
また、コンセントの数が少ない場合、使用できるオフィス機器が限られたり、タコ足配線による危険が生じたりします。
コンセントの場所と数が希望通りでないオフィスでは、追加の電気工事が必要になることがあります。
電力会社との契約については、直接契約か、オフィスの管理会社が契約しているかを確認しましょう。

ガス・水道

賃貸オフィスによっては、電気のほかにガスや水道などのインフラ整備が必要です。
スタッフが常駐しているオフィスに給湯室などがある場合、ガスと水道が使用できるのが一般的です。
休憩やランチタイムでの使用を考慮し、使いやすいガス・水道機器があるか確認しましょう。
また、ガス・水道の使用には手続きが必要です。
オフィスへの入居前に、管轄するガス会社と水道事業者に連絡し、使用開始の手続きを進めましょう。
ここで注意したいのは、ガスの使用開始には立ち会いが必要であることです。
ガスの使用には、ガス会社の担当者による安全点検と開栓作業が必要です。
スケジュールを確認したうえで、開栓作業の予約を取りましょう。
水道の使用開始は原則として立ち会い不要で、入居日からすぐに使用できます。

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オフィスのインフラ確認②空調

オフィスの賃貸借契約前には、必要な空調設備について確認しておきましょう。

オフィスの空調は自分で用意する？

一般的な賃貸オフィスには、あらかじめ空調システムが設置されています。
そのため、賃貸借契約を結んだ後に空調設備を自分で用意する必要はありません。
ただし、オフィスによって空調設備の内容に差があるため、賃貸借契約前に確認することが重要です。
暖房と冷房が使用できるか、換気が可能かなど、空調システムについて希望するスペックを確認しましょう。

故障していないか確認する

賃貸オフィスで発生しやすいインフラのトラブルに、空調の故障があります。
入居者がいない状態で一定期間が経過したオフィスでは、空調が正常に作動しないことがあります。
オフィスの空調が稼働しないと、働くスタッフの体調に大きな影響を与えるため、入居前に稼働確認をおこなうことが重要です。

正常に稼働するか確認する

エアコンなどの空調は、電源が入っただけで確認を終了せず、正常に稼働するかを確認する必要があります。
冷房と暖房が正常に切り替わるか、室内の温度を十分にコントロールできるパワーがあるかを確認しましょう。
また、エアコンから異臭がしないかも、入居前に確認したいポイントです。
エアコンから焦げたようなにおいがする場合は、故障が疑われます。
カビ臭いにおいがする場合は、エアコン内部の汚れが原因です。
さらに、エアコンから異常音がするかも、稼働確認時にチェックすべきポイントです。
少しでも異常がある場合は、管理会社に確認のうえ、適切な対応を取りましょう。

コントローラーの稼働を確認する

エアコン本体が正常に稼働していても、コントローラーやリモコンに不具合が発生している場合があります。
そのため、賃貸オフィスの入居前には、コントローラーやリモコンの稼働確認をおこなうことが重要です。
壁に設置されているコントローラーが動作しない場合は、管理会社に確認し、修理などを依頼しましょう。
リモコンが動作しない場合は、電池切れなどを確認したうえで、状況に応じて管理会社に対応を依頼してください。

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オフィスのインフラ確認③ネットワーク

パソコンなどを使用してビジネスを展開する場合、インフラとしてネットワークの整備が必要です。

ネットワークの状況を確認する

賃貸オフィスごとに、ネットワーク事業者との契約が必要かどうかに違いがあります。
インターネット環境が完備された賃貸オフィスであれば、自分でネットワーク事業者と新たに契約を結ぶ必要はありません。
インターネット環境完備の賃貸オフィスは、面倒な手続きが不要であるというメリットがありますが、契約内容を自由に選べないというデメリットもあります。
オフィスの管理会社が指定するネットワーク事業者の回線以外に選択肢がなく、不便さを感じるかもしれません。
一方、インターネット環境が完備されていない賃貸オフィスでは、自分でネットワーク事業者と契約を結ぶ必要があります。
手続きには手間と時間がかかりますが、自分のオフィスに合った契約内容を選べることが魅力です。

ネットワークの工事

賃貸借契約を結ぶオフィスにインフラとしてネットワーク回線が引き込まれていない場合、自分で開通工事を手配する必要があります。
賃貸借契約を結ぶ前に、回線の工事がどこまで進んでいるかを確認し、引き込み工事が必要な場合は、管理会社から工事の許可を得ましょう。
ネットワーク回線の引き込み工事は、壁に穴を開ける作業が必須となるため、管理会社からの許可を得ることが重要です。
また、入居する区画に回線が引き込まれていないものの、建物の共用部まで回線が引き込まれている場合は、比較的簡単に工事を済ませることができます。
まずは、どこまで回線が引き込まれているかを確認し、必要な工事を把握しましょう。

ネットワークの契約を結ぶ

ネットワーク回線完備のオフィスでは、指定された事業者との契約を結びます。
具体的な事業者や契約内容については、賃貸借契約前に確認しておくと良いでしょう。
また、自分でネットワーク回線を引き込む場合は、自由にネットワーク事業者を選ぶことができます。
サービス内容や契約条件を比較したうえで、オフィスに合ったネットワークを契約しましょう。
さらに、オフィスを移転する場合は、以前のオフィスで契約していたネットワークを引き継ぐことができます。
手続きには2か月ほどかかる場合があるため、早めに移転手続きをしておくことをおすすめします。
もちろん、新しいオフィスによっては回線工事が必要になるため、ネットワーク契約を継続する場合でも、必要な工事について確認しておくことが重要です。

オフィス内のネットワーク設備

オフィス内でインフラとしてネットワークを利用するには、パソコンやプリンターなどを連携させる社内ネットワークの構築が必要です。
一般的なオフィスでは、データを管理するためのサーバーのほか、LANケーブルなどが必要になります。
Wi-Fiを利用して社内ネットワークを無線で構築すれば、配線の数を減らしてオフィス内をすっきりと見せることができます。
また、インターネットだけでなく、オフィスに合った電話回線を整備することも大切です。
オフィス移転の場合、以前と同じ電話番号を使用できるように、移設手続きを進めましょう。

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まとめ

オフィスの賃貸借契約を結ぶ場合、インフラとしてライフラインの整備状況を確認しましょう。
また空調については、稼働確認のほか、異常音・異臭・コントローラーの確認が必要です。
オフィスに欠かせないインフラであるネットワークも確認し、入居してすぐ使えるよう整備を進めてみてください。