事務所のフレキシブルオフィスとは？種類やメリット・デメリットをご紹介

事務所を借りる予定のある方のなかには、一般的なオフィスではなく、自分の会社にあった自由な形態のオフィスを希望している方もいるのではないでしょうか。
従来の形にとらわれない、より柔軟な形態のオフィスを求める方にはフレキシブルオフィスがおすすめです。
そこで今回は、事務所のフレキシブルオフィスとはどのようなものか、その種類やメリット・デメリットについてご紹介します。
事務所をお探しの方は、ぜひ今後の参考にしてみてください。

事務所のフレキシブルオフィスとは

事務所を探すときに、フレキシブルオフィスとはどのようなものか理解しておくと、自分の会社に合った事務所を見つけやすくなるでしょう。
ここからは、事務所のフレキシブルオフィスとはどのようなものか、その利用形態や活用方法についてご紹介します。

柔軟なオフィスの利用形態

フレキシブルオフィスとは「柔軟なオフィス」を意味する言葉のことです。
一般的にフレキシブルオフィスとは、外部利用者に提供される柔軟な共用型オフィスのことを指します。
フレキシブルオフィスにはさまざまな形態があり、それぞれ利用しやすい形態を選んで活用されています。
「フレキシブルオフィス」という言葉は昔からあるものではなく、コロナ禍などの感染症の流行を通じて、ここ数年で使われるようになりました。
以前は個人利用が主でしたが、近年は大手企業の利用も増えています。
フレキシブルオフィスを効果的に活用すると、企業は低コスト・低リスクで手軽にオフィスを増やせるため、大手企業にとっても魅力的な方法と言えるでしょう。

フレキシブルオフィスの活用方法

フレキシブルオフィスの活用方法として、働き方の多様化に対応した事務所として利用する企業が増えています。
フレキシブルオフィスを事務所として利用する企業が増えた理由には、働き方改革が挙げられるでしょう。
働く人にとって、自分のライフスタイルに合わせて柔軟に働けるかどうかは重要なポイントとなります。
さまざまな働き方を希望する人にとって、フレキシブルオフィスを活用している企業は魅力的に映るでしょう。
たとえば、仕事と子育てを両立させたい人や、介護をしながら働く人にとって、自宅から近い場所で仕事ができることは安心につながります。
通勤時間を短縮することで、仕事の効率が向上し、介護離職の減少にもつながる可能性があるでしょう。
また、フレキシブルオフィスの活用方法として、テレワークの導入があります。
自宅でテレワークをおこなう人もいますが、フレキシブルオフィスは設備が整っているため、自宅より作業がはかどると感じる人もいるでしょう。
ほかに、フレキシブルオフィスを活用して全国に拠点を設けることも可能です。
事務所として支店を構えているエリア以外に複数の拠点を置きたい企業にとって、フレキシブルオフィスは手軽に事務所を増やせる方法と言えるでしょう。

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事務所のフレキシブルオフィスの種類

事務所として利用したいと考えているなら、フレキシブルオフィスの種類を知り、どれが自分の会社に合っているか見極める必要があります。
ここからは、事務所のフレキシブルオフィスの種類をご紹介します。

コワーキングスペース

フレキシブルオフィスの一つである「コワーキングスペース」は、オープンなスペースをさまざまな企業や個人で共有する事務所の種類です。
異なる企業の人や個人が同じ空間で業務をおこないます。
占有スペースや個室がないため、コワーキングスペースはほかの種類に比べて料金が安いのが特徴です。
低コストでフレキシブルオフィスを導入したい場合におすすめの種類と言えるでしょう。
くわえて、オープンな空間で他の企業や個人との交流が活発にできるため、異なる業種の人と接点を持ちたい人に向いているオフィスです。

レンタルオフィス

フレキシブルオフィスの一つに「レンタルオフィス」があります。
レンタルオフィスは個室タイプのフレキシブルオフィスで、借りる場所によっては鍵をかけられるところもあるでしょう。
レンタルオフィスには1人用から数十人用までさまざまな広さがあり、目的や人数に応じて選ぶことが可能です。
コワーキングスペースと異なり、個室は自社の占有スペースのため、パソコンや書類をそのまま保管することができます。
個室であるため、社員同士の会話や取引先との電話内容が外部に聞かれる心配がなく、プライバシーやセキュリティの面で優れた事務所の種類と言えるでしょう。

シェアオフィス

フレキシブルオフィスのなかでも、個人で利用しやすい形態として「シェアオフィス」があります。
シェアオフィスとは、1つの部屋を個人や複数の企業で共有して利用する事務所の種類です。
一般的に、会員登録した個人や契約した企業のみが利用することができる形態となっています。
個室で占有スペースがあるレンタルオフィスよりもコストが抑えられるため、低コストで事務所を探している人におすすめと言えるでしょう。

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事務所にフレキシブルオフィスを選択するメリットとデメリット

フレキシブルオフィスを事務所として利用するメリットとデメリットの両方を知っておくと、後悔しない事務所選びができるでしょう。
ここからは、事務所にフレキシブルオフィスを選択するメリットとデメリットをご紹介します。

コストを削減できる

フレキシブルオフィスを選ぶメリットの一つは、コストを削減できる点が挙げられます。
フレキシブルオフィスを事務所として活用すると、これまで全社員分必要だったオフィス面積を減らせるため、賃料の削減につながります。
また、月単位での契約が可能なフレキシブルオフィスなら、必要な期間だけ借りられ、事務所にかかるコストを見直すことが可能です。
さらに、フレキシブルオフィスには事務所に必要な設備が整っているところもあり、最初から自分で揃えるより低コストで事務所を構えられる点もメリットと言えるでしょう。

優秀な人材が確保できる

フレキシブルオフィスを利用するメリットの一つに、優秀な人材を確保しやすくなる点が挙げられます。
フレキシブルオフィスは全国にあるため、本社や支社の場所にとらわれず、幅広いエリアから人材を採用することができます。
また、社員が家庭の事情などで通勤が難しくなっても、フレキシブルオフィスを事務所として利用すれば離職を防げるため、優秀な人材を確保し続けられるでしょう。

セキュリティ面のリスクがある

フレキシブルオフィスを事務所として活用する際のデメリットの一つに、セキュリティ面のリスクが挙げられます。
占有スペースのないフレキシブルオフィスを使用すると、共有スペースで不特定多数の人とともに業務をおこなうため、セキュリティリスクが高くなります。
リスクを抑えるためには、細心の注意を払い、「書類やパソコンを放置しない」「重要な作業は個室でおこなう」などの対策が必要になるでしょう。

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まとめ

事務所のフレキシブルオフィスとは、柔軟なオフィスの意味で、外部の利用者に向けて提供している、柔軟なタイプの共用型オフィスです。
フレキシブルオフィスは大まかに分けて、コワーキングスペース、レンタルオフィス、シェアオフィスなどの種類があります。
フレキシブルオフィスを事務所として活用すると、コストを削減できる、優秀な人材を確保できるメリットがある反面、セキュリティ面のリスクがあるデメリットがあるでしょう。