貸工場でマニュアルを作るメリットは？書くと良い項目と作り方を解説

マニュアルが整備されておらず、新入社員が入るたびに、口頭で一つひとつ業務を伝達している工場は多いかもしれません。
しかし、マニュアルを整備することには、効率や作業品質の面で多くのメリットがあります。
そこで今回は、貸工場でマニュアルを作るメリットと書くと良い項目、作り方について解説します。

貸工場でマニュアルを作るメリットは？

貸工場でマニュアルを作成する場合、管理者側の時間がとられます。
しかし、マニュアルのメリットを理解していれば、時間を注ぐ価値があることがわかるでしょう。
ここでは、マニュアル作成のメリットを3つ解説します。

メリット①製品の品質が向上する

マニュアルが整備されている貸工場では、正しい作業手順が従業員全体に周知されやすいです。
新しい従業員でもベテランの従業員でも、均一な品質での作業ができるようになります。
結果として、工場全体としての製品の品質が向上する点はメリットです。
工場にとって、品質の均一化はとても重要なポイントです。
同じ製品のなかで、品質の良い個体があったとしても、品質の悪い個体が混ざっていれば全体的な信頼性が下がります。
作業ポジションの交替や従業員の休暇取得などがあっても、変わらずに良い品質の製品を作れることは、工場にとって強みとなるでしょう。

メリット②作業効率が上がる

同じ作業でも、従業員によってやり方が異なると、作業が早い方と遅い方の違いが生じてきます。
マニュアルによって効率的な作業方法を伝達すると、全員が早く作業をこなせるようになります。
工場全体の一日の生産数が増えれば、収益の増加にもつながるでしょう。
マニュアルの作成時には、作業の早い従業員からのヒアリングを取り入れることが大切です。
また、従業員が作業全体の流れと、自分が担当する作業の関係性を理解できるマニュアルを構築する必要もあります。
トラブル発生時にマニュアルを参照すれば、従業員同士で連携を取り合いながら迅速に正常な状態に戻せます。

メリット③従業員教育に役立つ

マニュアルのない工場では、新しい従業員が入るたびに口頭で説明し、訓練をおこなう必要が生じます。
新人教育中は、教育係が通常業務をできなくなり、作業効率が低下します。
一方で、マニュアルが整備されていれば、簡単な工程については自分で学んでもらうことが可能です。
マニュアルにより教育期間が短縮でき、効率性の向上や人件費の削減も可能になります。

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貸工場のマニュアルで書くと良い項目

実際にマニュアルを作成するとなると、何を書いたら良いかわからない方もいるかもしれません。
工場の業務形態によっても必要事項は異なりますが、ここではさまざまな工場で共通する基本的な項目4つを解説します。

基本的な項目①作業の目的

はじめに、作業の目的や全体像が理解できるよう明示することが大切です。
とくに新しい従業員にとって、作業の目的が明確になると、業務へのモチベーションが上がる効果が期待できます。
また、製品に求められる規格や基準を示すことも欠かせません。
従業員全員が目指す必要のある基準を理解すると、高品質な作業がおこないやすくなります。

基本的な項目②作業の手順

作業の手順を具体的に示すことが大切です。
新しい従業員でも、マニュアルを見るだけで一連の流れが再現できるよう、わかりやすい説明を心がけましょう。
また、マニュアルの手順の項目は、ベテラン従業員が基本を振り返るためにも役立ちます。
作業手順は箇条書きにし、写真やイラスト、動画なども活用すると、よりわかりやすくなります。
たとえば、使用する機材や作業前・作業後の状態などの写真を加えると、視覚的に理解しやすいです。
強調したい部分や文章を省略したい部分には、イラストを加えることも効果的です。

基本的な項目③作業のコツやトラブル対応方法

慣れないうちはマニュアルの手順どおりにおこなっても、作業がスムーズに進まない場合があります。
そこで補足的な内容として、作業のコツやトラブルの対応方法も記載しておくと効果的です。
簡易的な手順だけでなく、より効率的に作業ができる方法を加えます。
また、よく起こる失敗例も紹介し、同じ失敗をしないための対策も説明しましょう。
トラブルが起きた場合の対処方法を記しておくと、従業員の不安を軽減できます。
現場で働く従業員へヒアリングをおこない、実例を挙げるなら実用性の高いマニュアルを作成できるでしょう。

基本的な項目④チェックリスト

作業後に従業員が自分で振り返れるよう、チェックリストを用意しておくことも効果的です。
手順の項目よりもさらに簡易的なチェックリストを作れば、マニュアルを1から見直さなくても効率的な振り返りができます。
セルフチェックにより、ビスの閉め忘れやグリスの差し忘れなどのケアレスミスを軽減できるでしょう。
作業後のセルフチェックを必須化すれば、従業員全体の作業品質の均一化にもつながります。

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貸工場のマニュアルの作り方

ここでは、貸工場のマニュアルの作り方について、5つのステップに分けて解説します。

作り方①一連の作業の洗い出し

はじめに、現在工場でおこなわれている一連の作業を洗い出し、整理しましょう。
作業が細分化されている場合は大きく分類し、作業ごとのマニュアルを作成します。
ここで大切なのは、仮説や想像を織り込まず、実際の作業状況どおりのマニュアルを作成することです。
経営陣だけで作成するのではなく、現場の従業員へヒアリングをおこなうことがおすすめです。

作り方②効率化できる箇所を探す

作業の手順を作成するにあたって、より良い方法を精査することは大切です。
現場へのヒアリングをおこない、もっとも効率的に作業できる方法を見つけましょう。
重要な作業や危険な作業など、とくに注目してもらいたいポイントを決めておくことも大切です。

作り方③必要な項目を並べる

マニュアルに記載する内容が決まったら、項目をわかりやすい順序に並べましょう。
項目は作成しながら追加していくのではなく、骨組みを作ったうえで記載していくと、無駄のない構成になります。
項目ごとの説明文は端的なものにし、冗長になったり誤解を受けたりしないよう精査することが大切です。

作り方④体裁を整える

マニュアルの項目と文章が決まったら、よりわかりやすくするために体裁を整えます。
写真や動画を加える必要がある場合は現場に赴き、実際の場面を撮影するなどの素材集めをおこないましょう。
写真や動画は加工したり文字入れをしたりすると、より理解しやすくなる場合があります。
イラストや図解を加える場合も、掲載に適切なものを用意します。

作り方⑤作成後の見直し

マニュアルは作成して終わりではなく、定期的な見直しをおこなう必要があります。
マニュアルの配布後は従業員に感想を聞き、わかりにくかった部分や補足が必要な部分などの改善点を見つけましょう。
マニュアルの試験的な仮運用をおこない、意図が正しく伝わっているかを確認することも効果的です。
マニュアル導入後は、効率性の向上などの変化が見られるかも確認しましょう。
明確な変化が見られない場合には、手順の実用性やマニュアルの周知が徹底されているかなどを調べる必要があります。

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まとめ

貸工場でマニュアルを作るメリットには、製品の品質や作業効率の向上などが挙げられます。
マニュアルには、作業目的や手順、振り返りのためのチェックリストなどを含めるのがおすすめです。
マニュアルの作り方としては、まず作業手順を洗い出して効率的な方法を見つけ、項目ごとに並べていくことがポイントです。