貸倉庫での誤出荷を防止するための対策は？原因や種類についても解説

誤出荷が発生すると、ブランドイメージが下がったり、顧客からの信用を失ったりする恐れがあります。
そのため、貸倉庫にて商品の出荷業務をおこなっている場合は、その原因や対策を考えなくてはなりません。
今回は、貸倉庫での誤出荷の種類や原因、おこなっておくべき対策について解説します。
貸倉庫の賃貸借契約を検討している方は、ぜひ参考になさってください。

貸倉庫における誤出荷の種類とは？

まずは、貸倉庫でよくある誤出荷の種類について解説します。

商品を間違えてしまう

種類としてまず挙げられるのが、商品を間違えて出荷してしまうことです。
頼んだものと違う商品が届いた場合、クレームにつながる可能性があります。
同じ商品であっても、色やサイズが異なっていたり、賞味期限が切れていたりするケースもあるでしょう。
商品を間違えてしまうということは、その商品を使えないということになります。
使いたい日に合わせて注文していれば、その商品が期日までに届かなかったことが原因で、顧客との信頼関係が崩れてしまうかもしれません。

ほかの顧客の納品書を同封してしまった

種類として、ほかの顧客の納品書を同封してしまうという事例もあります。
商品自体に誤りはないものの、納品書がほかの顧客のものと入れ替わってしまうケースです。
注文した商品は届いているので、大きなミスにはならないと思う方もいらっしゃることと思います。
しかし、納品書は住所や名前、連絡先などの個人情報がたくさん記載されている書類です。
そのため、大切な顧客の個人情報が漏洩してしまう恐れがあります。

数量を間違えてしまう

数量を間違えてしまうことも、貸倉庫における誤出荷の種類の一つです。
商品の種類は合っていても数量が異なる場合、誤出荷と判断されることになります。
注文した数量より一つ多い、または少ない、ケース単位で頼んだはずがバラで届くといった事例があります。
本来の注文数より少なく出荷してしまった場合は、不足分をすぐに送る必要があるでしょう。

宛名を間違えてしまう

種類として、宛名を間違えてしまうことも挙げられます。
宛名を間違えてしまった場合、注文した顧客には商品が届きません。
また、別の顧客に送っているなら、名前や住所などの個人情報も流出してしまいます。
状況によっては、大きなトラブルに発展し、ブランドイメージの低下や信頼関係の崩壊につながるでしょう。

商品を送っていなかった

商品を送っていなかったという事例も貸倉庫における誤出荷の種類の一つです。
倉庫内で作業中に商品を紛失してしまったり、配送用の車に積み込み忘れたりすると、出荷漏れとなる恐れがあります。
商品の発送手続きがおこなわれていなければ、顧客の手元に届くことはありません。
問い合わせやクレームを受けたことにより、発覚することもあるでしょう。

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貸倉庫でよくある誤出荷の原因

続いて、貸倉庫でよくある、誤出荷の原因について解説します。

出荷指示をミスしてしまう

原因としてまず挙げられるのが、出荷指示をミスしてしまうことです。
出荷指示のミスは、注文を受けてから出荷の指示を出すタイミングで間違えていることが多いといえます。
とくに、人の手で入力をしている場合にミスが起こりやすいです。
主な間違いとして下記が挙げられます。

●商品の数を間違えてしまう
●異なる商品を出荷するよう指示を出す
●商品コードを間違えてしまう

商品の数や種類を間違えるケースが多くあります。
出荷の時点でミスが生じてしまうと、そのあとは間違いに気付きにくくなるため注意が必要です。

ピッキングでミスをしてしまう

ピッキングでミスをしてしまうことも、原因の一つです。
ピッキングのミスには、下記のような種類があります。

●カラーやサイズの違う商品をピッキングしてしまう
●商品コードが似ている商品をピッキングしてしまう
●数量を間違えてしまう
●セット品を単品で出荷してしまう

よくある原因が、カラーやサイズの違う商品をピッキングしてしまうことです。
カラーやサイズ展開の多い商品は、とくに注意しなければなりません。
また、似たような商品コードがある場合、ミスが起こりやすくなります。
商品が間違えていないか、チェックをしっかりおこなう必要があるでしょう。
難しいのが、セット品のミスです。
セットで出荷するのが一般的な商品であっても、単品で購入されるケースがあります。
ピッキングに慣れてしまっている場合、イレギュラーな注文に気付きにくくなる可能性があるので注意が必要です。

配送時にミスをしてしまう

配送時にミスをしてしまうことも、貸倉庫における誤出荷の原因の一つです。
伝票を貼り間違えてしまったり、納品書を入れ間違えてしまったりといったミスがあります。
また、作業員の仕分けの間違いや、配送ドライバーの不注意による出荷漏れも誤出荷となります。
顧客側の立場で考えて見ると、どのタイミングでミスがあったかということより、必要なときに商品が届かなかったという事実が重要でしょう。
誤出荷として扱い、同じようなミスが起きないよう、なにかしらの対策が必要です。

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貸倉庫で導入すべき誤出荷対策

最後に、貸倉庫で導入すべき誤出荷対策について解説します。

マニュアルを作成する

対策としてまず挙げられるのが、マニュアルを作成することです。
業務フローを考え、マニュアル化することによって、貸倉庫での誤出荷を防止することができます。
マニュアル化すべきものの一例は、下記のとおりです。

●ピッキングの際の個数や商品コードに関すること
●出荷前の確認作業について
●発送や配送時の作業工程について

マニュアルを作成する場合は、いつ誰が業務をおこなっても、結果が変わらないようにすることが重要です。
ただマニュアル化をおこなうだけでは、誤出荷を防ぐことは難しくなります。
貸倉庫で働くスタッフ全員がマニュアルを徹底できるよう、ルール化すると良いでしょう。

システム導入をおこなう

システム導入をおこなうことも、対策の一つです。
出荷指示ミスにおける誤出荷は、在庫管理システムの導入で回避できます。
注文情報と連携することにより、受注情報から出荷情報のあいだに人の手が不要となり、出荷情報の転記ミスを減らせるからです。
また、システム導入によってミスがあった場合は、どのような作業をおこなったのかを確認することができます。
原因を探れば、誤出荷の改善につながるのがメリットです。

広い作業スペースを確保する

対策として、広い作業スペースを確保することも挙げられます。
作業スペースが狭い場合、隣のスタッフとの距離が近くなり、商品を間違えてしまう可能性があります。
梱包する商品の数が多ければ、梱包材やテープ、ラベルなどの数が増え、作業スペースが散らかってしまうでしょう。
そのようななかで作業をおこなうと、ミスが発生しやすくなります。
広い作業スペースを確保することによって、繁忙期やスタッフの人数が増えたときでも、誤出荷を防止することが可能です。

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まとめ

貸倉庫における誤出荷の種類として、商品を間違えてしまったり、ほかの顧客の納品書を同封してしまったり、出荷していなかったりすることなどが挙げられます。
誤出荷の主な原因は、出荷指示のミスやピッキングミス、配送の間違いなどです。
マニュアルを作成したり、システム導入を検討したり、作業スペースを広く確保したりするという対策を講じることにより、間違いを防ぐことができます。