オフィス移転時のコンサルの選び方！メリットとリスクも解説

オフィス移転を検討する際、「コンサルタントに依頼するべきか」と迷う方は多いのではないでしょうか。
専門家のサポートを受けることで、複雑な移転プロセスも円滑に進めやすくなります。
この記事では、オフィス移転コンサルの役割や種類、依頼するメリット・デメリット、そして最適な選び方までを解説いたします。
オフィスの移転でお悩みの方は、ぜひこの記事をご参考になさってくださいね。

オフィス移転コンサルとは

オフィス移転コンサルを検討するうえで、まずはその業務内容や種類をおさえることが重要です。
まずは、オフィス移転コンサルとは何か、その基本や業務内容について解説していきます。

役割と目的

企業がオフィス移転を考える背景には、賃貸借契約の満了や事業の拡大、働き方の見直しなどさまざまな理由があります。
しかし、物件探しからレイアウト設計、役所への手続き、元のオフィスの原状回復工事までやるべきことは100種類以上にもなり、それらを同時に進めなければなりません。
このような複雑なプロジェクトを、スムーズに進めるための心強い味方が「オフィス移転コンサルタント」です。
コンサルタントは、移転全体の計画作りから関係者との調整、費用の管理、さらに起こりうるトラブルへの対策まで、専門知識と豊富な経験をもとに一手に引き受けてくれます。
その目的は、決められた期間と予算の中で企業が理想とするオフィス環境を確実に実現し、移転によって仕事が滞るなどのリスクを最小限に抑えることにあります。

代表的な業務例

オフィス移転コンサルタントが担当する業務は幅広く、代表的なものとして現在のオフィスの問題点を洗い出し、移転の目的をはっきりさせる仕事が挙げられます。
移転先のエリアを分析して最適な物件を選んだり、家賃や工事費などの契約条件を交渉したりすることも業務に含まれます。
そのほか、新しいオフィスの空間分けやレイアウト設計、内装やインターネット環境、デスクや椅子といった備品の手配も大切な仕事です。
また、引っ越しの計画やスケジュール管理、旧オフィスの解約や原状回復、各種届出や住所変更の手続きなども担当します。

主な種類と違い

オフィス移転コンサルのサービスは、大きく「フルサービス型」と「専門特化型」の2種類に分けられます。
フルサービス型は、計画作りから移転後のサポートまで、すべての段階をまとめて請け負うのが特徴です。
社内に移転の経験者が少ない企業や、大きな規模の移転をおこなう場合にとくに向いています。
一方、レイアウト設計やIT環境の構築など、特定の分野に強みを持つのが専門特化型です。
社内にある程度の知識はあるものの、部分的に専門家の助けを借りたい場合に適している方法です。

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オフィス移転コンサルのメリット

前章では、オフィス移転コンサルの業務や種類について述べましたが、実際に依頼するメリットとデメリットも気になりますよね。
ここでは、オフィス移転コンサルに依頼することで、得られる利点や注意点について解説いたします。

工数の削減

オフィス移転では、物件契約や内装工事、各種届出など100種類以上の作業が必要です。
コンサルタントにこれらの業務をまとめてお願いすると、社内の担当者がやり取りする相手は一人で済み、普段の仕事に集中することが可能です。
また、経験豊富なコンサルタントは、複数の業者から出された見積もりを細かくチェックし、相場からかけ離れた項目がないか確認してくれます。
万が一、設計変更や追加工事といった予期せぬ事態が起きても、計画に沿って予算を超えないよう管理してくれます。
アフターフォローが付いた契約であれば、実際に使い始めてから生じる問題にもすぐに対応してもらえるため、従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

コストやリスク面

オフィス移転コンサルティングを依頼する際の相場として、小規模オフィス(50坪まで)で約30万円前後、中規模(50～150坪)で100万～300万円、大規模(150坪超)では300万円以上が目安とされます。
規模や依頼範囲によっては1,000万円を超えることもあるため、支払う費用に見合う効果があるか、慎重に見極める必要があります。
コンサルタントが提携する企業を優先して家具や設備を提案し、結果的に費用が高くなる可能性もゼロではありません。
提案された内容が本当に自社に必要か判断するためにも、事前に譲れない条件を明確にしておくことが大切です。

判断するポイント

オフィス移転コンサルタントに依頼するかどうかは、「コスト」「スケジュール」「品質」「組織の学び」という4つのポイントで検討することが重要です。
たとえば、コンサルティング費用が移転全体の予算の何割を占めるか、予定より何日で完了したか、といった数字で測れる指標で評価ができます。
一方、追加提案が的確か、従業員の満足度は高いか、といった数字では測れない指標もあわせて考えることで、総合的な判断が可能となります。
これらの基準をもとに、コンサルティングを依頼することでどれくらいの改善が見込めるか、あらかじめシミュレーションしてみるのも良いでしょう。

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オフィス移転コンサルの選び方

ここまで、オフィス移転コンサルの基本とメリット・デメリットを解説しましたが、実際に選ぶ際のポイントもおさえておきましょう。
最後に、オフィス移転コンサルの選び方や、得意分野・対応範囲の見極め方について解説していきます。

自社課題の整理

オフィス移転コンサルタントを選ぶうえで最初にやるべきことは、なぜ移転するのか、会社として何を解決したいのかをはっきりさせることです。
経営陣への聞き取りで投資効果や会社の方針を把握し、社員アンケートで働き方の問題点を見つけ出します。
オフィスの利用率や人の動きを数値化してみることで、必要な対策が整理できます。
また、課題解決のためにどんな専門知識が必要で、社内に詳しい方がいるかどうかも整理しておきましょう。

実績・資格で選ぶ

コンサルタントの知識や実績を評価する際、まず注目したいのは「案件規模の整合性」です。
これは直近3年間の実績から、自社と近い広さや従業員数の案件をどれだけ手がけているかを確認することを指します。
次に大切なのが「専門資格の保持率」で、一級建築士などの資格を持つスタッフがどれくらいいるかを確認しましょう。
さらに、ビルオーナーや業者とのつながりの広さを見る「業界ネットワーク」も重要なポイントです。
予算や納期を守った割合や、移転後の社員満足度といった「目標の達成率」、法律や安全管理上の違反がないかという「リスク対応の履歴」なども確認します。
最後に、利用者のアンケートや口コミサイトでの平均点といった、客観的な評価も忘れずチェックしておきましょう。

比較と見積もり時の注意点

複数のコンサルタントを比較する際は、まずどこまで対応してくれるのかを確認することが大切です。
計画作りまでの「前工程」、設計や引っ越し作業の「実行工程」、移転後のフォローである「後工程」を確認しましょう。
契約形態が料金固定なのか、成果によって変動するのか、あるいはその混合型なのかも見ておき、範囲外の業務に追加費用がかかるかも確かめます。
また、追加費用が発生する場合の合意手順や金額の上限などを契約書に明記し、お願いする作業内容の変更ルールを明確にしましょう。

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まとめ

オフィス移転コンサルタントは、物件選定から各種手続きまでの多様な業務を代行し、企業の理想的なオフィスづくりを専門知識で円滑にサポートしてくれる存在です。
依頼することで、担当者の工数や移転にかかる負担を大きく減らせる一方で、コンサル費用や情報共有の方法など、注意すべき点もあります。
自社の課題や目的を明確にしたうえで、実績や対応範囲、費用などを比較しながら、最適なコンサルタントを慎重に選定することが成功への鍵となるでしょう。