オフィス移転に伴う解約での確認事項は？手続きの流れと費用も解説！

オフィスを新たに借りて移転するときは、現在入居している物件を解約しなくてはなりません。
オフィス移転に伴う解約では、確認事項がいくつかあるため、詳細は準備の段階で確認することをおすすめします。
そこで今回は、オフィス移転に伴う解約で事前に確認したいことにくわえ、手続きの流れと費用も解説します。

オフィス移転に伴う解約で事前に確認したいこと

オフィス移転に伴い、現在入居している物件を解約するときの確認事項は、以下のとおりです。

オフィス移転の目的

現在入居している物件で解約の手続きを始める前に、まずはオフィス移転の目的を整理しましょう。
次に借りるオフィスの条件は、移転の目的によって決まるからです。
たとえば、コスト削減が主な目的なら、現在よりコンパクトなオフィスなど、節約に有利な物件が主な候補に挙がります。
働きやすさを改善したいなら、理想とする働き方に適した環境を作れることが、物件選びの基準となります。
移転の目的が曖昧だと、自社にとって望ましい物件を判断しにくいものです。
そのままでは、新しいオフィスを決めるまでに時間がかかり、スケジュールに余裕がなくなりかねません。
新しいオフィスへスムーズに移れるよう、移転の目的は事前にしっかり整理しましょう。

解約予告期間

現在入居しているオフィスの解約は、計画的に進める必要があります。
即日での解約は不可能であり、退去を決めたら、前もって管理会社に伝えなくてはなりません。
借主からの連絡期限は、解約予告期間として賃貸借契約で定まっています。
オフィスでは、一般的に解約日の6か月前までを期限とされますが、3か月前までとするケースもあります。
詳細は物件によって異なるため、手持ちの賃貸借契約書で個別に確認しましょう。
なお、解約に事前連絡が必要なのは、オーナーが次の借主を落ち着いて探せるようにするためです。
突然の解約では、次の借主の確保が間に合わず、空室期間が生じやすくなります。
オーナーの負担を軽減できるよう、解約には事前連絡が必要な仕組みになっているため、対応が遅れないよう注意しましょう。

費用

現在入居しているオフィスの解約には、いくらか費用がかかるものです。
詳細は後述しますが、とくに注意したいのは原状回復費用です。
解約の手続きがスムーズに進むよう、必要な費用は事前に確認しましょう。

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オフィス移転に伴う解約の流れ

オフィス移転に伴い、現在入居している物件を解約する流れは、以下のとおりです。

流れ①物件探し

解約の流れは、移転先の物件を探すところから始まります。
ポイントは、移転先を決めてから、解約の連絡をおこなうことです。
解約の連絡を先におこなうと、移転の期限が早々と決まってしまい、スケジュールに余裕がなくなりかねません。
移転先が決まるまで解約の連絡は控えたほうが、落ち着いて次のオフィスを探せるため、手続きの順番が前後しないように注意しましょう。
なお、物件探しでは、移転の目的に合致しているかにくわえ、立地や面積などが自社の事業に適しているかも見ておくことが大事です。
良い物件が複数見つかったら、移転の目的などから決めた判断基準に沿って、もっとも有利なオフィスを選びましょう。

流れ②解約予告

移転先が決まったら、規定の期限をふまえて解約予告をおこないます。
解約予告は、物件によっては書面でおこなう必要があるため、方法は管理会社などに確認したほうが無難です。
解約予告の書類に規定の形式がなければ、借主のほうで作成します。
書類に記載する内容は、日付け・借主の名称・入居している物件の情報・解約の希望などです。
自社で書類を作成するときは、内容の抜け漏れに注意しましょう。

流れ③取引先への連絡

上記の流れが終わったら、オフィス移転の件を取引先に連絡します。
別のオフィスに移転すると、自社の住所だけでなく、固定電話の番号なども変わることがあります。
オフィス移転の件を取引先まで連絡していないと、今後の業務に支障が出かねません。
双方が余裕をもって対応できるよう、取引先への連絡は移転の1か月前までに済ませることをおすすめします。
連絡の方法はメールなどで構いませんが、重要な取引先などには手紙にしたほうが無難なケースがあります。

流れ④オフィス移転に伴う届け出

オフィス移転にあたっては、さまざまな届け出が必要です。
まずは、旧住所への郵便物を移転先に届けてもらえるよう、郵便局に転送届を出すのが基本です。
また、オフィスで防火対象物を使用するなら、移転先を管轄する消防署まで防火対象物使用開始届を提出します。
さらに、税務署には、異動届出書を提出しなくてはなりません。
オフィス移転に伴う届け出のうち、自社に関係するものはもれなく提出しましょう。

流れ⑤引っ越しや原状回復の準備

オフィス移転では、荷物の運搬で引っ越し業者を、物件の原状回復で施工業者を利用するものです。
一部の引っ越し業者は、荷物の運搬だけでなく、移転先での工事の手配などにまで対応しています。
荷物の運搬以外にも頼みたいことがあれば、さまざまなサービスに対応している業者を探しましょう。
原状回復にかかる目安期間は、100坪未満の物件なら2週間～1か月ですが、オフィスの現状によっては1か月以上かかるケースがあります。
原状回復を依頼する施工業者は、作業の目安期間をふまえ、余裕をもって探すことが大事です。

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オフィス移転に伴う解約の費用

現在入居している物件を解約するときの費用は、以下のとおりです。

原状回復費用

原状回復費用とは、解約にあたって、物件を入居当時の状態へと戻す工事の費用です。
オフィスは住宅と異なり、借主が基本的に原状回復費用を全額負担します。
1坪あたりの相場はオフィスの規模で変わり、小規模なら3万円～5万円、中規模なら4万円～8万円、大規模なら8万円～12万円です。
物件の規模が大きいほど、相場が高くなる点に注意しましょう。
なお、具体的にいくらとなるかは、作業を依頼する施工業者や物件の現状によって変わるため、見積もりで個別に確認しましょう。

引っ越し費用

入居しているオフィスを解約するときは、引っ越し費用が発生します。
相場は従業員1人あたり2万円～3万円ですが、金額は移転先までの距離や荷物の量などで変わります。
また、タイミングの影響もあり、オフィス移転が増える時期には単価が上がりがちです。
決算期や新年度が近付くと、一般的にオフィス移転が増えるため、費用を節約したいならタイミングが重ならないように注意しましょう。
このほか、移転先まで運ぶ荷物に、パソコンやプリンターなどの壊れやすい精密機器がいくつもあると、引っ越し費用がかさむ傾向にあります。

廃棄費用

廃棄費用とは、移転先で使わない家具や備品の廃棄にかかる費用です。
オフィスで使っていたデスクやロッカーなどは、粗大ごみなどで処分できず、専門の廃棄業者に引き取ってもらうのが基本です。
引き取りを依頼すると、4tトラック1台分で、約10万円～20万円の費用がかかります。
廃棄費用を節約したいときは、まだ使える家具や備品などを買取業者に売却するのがひとつの方法です。

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まとめ

オフィス移転に伴う解約では、新しくオフィスを借りる目的、解約予告期間、必要な費用を事前に確認することが大事です。
解約の流れは物件探しから始まり、移転先が決まってから解約の予告を済ませ、次に取引先への連絡や必要な届け出などをおこないます。
解約にかかる費用は、物件を入居当時の状態へと戻す原状回復費用、移転先へと移るための引っ越し費用、不用品の廃棄費用などです。