オフィスは分散すべき？導入目的や活用方法についても解説

近年では、働き方の変化や災害リスクへの備えとして、オフィス分散に関心を寄せる企業が増えています。
従来のように本社機能を一か所に集約するのではなく、複数拠点に分けて運用するスタイルが注目されています。
業種や目的に応じた分散の方法を選択することで、経営の安定性や柔軟性が高まると期待されています。
本記事では、オフィス分散の基本的な考え方から、その手法や導入メリットまで詳しくご紹介します。

オフィス分散とは

近年、企業の働き方改革や災害対策の一環として「オフィス分散」という取り組みが注目を集めています。
従来の本社一極集中型の勤務スタイルに代わり、複数の拠点を活用することで、柔軟な働き方と業務継続性の確保が可能になるためです。
オフィスの賃貸借契約を検討している企業にとっても、この新しい働き方の理解は重要です。

オフィス分散とは

オフィス分散とは、企業が業務拠点を一箇所に集約せず複数のオフィスやリモート環境を整え、従業員が状況に応じた場所で働けるようにする経営戦略です。
たとえば、東京都心に本社を置く企業が郊外に小規模拠点を設ければ、従業員は自宅近くで働ける。
通勤時間の短縮は、従業員のストレス軽減や業務効率の向上に寄与します。
各拠点や自宅をシームレスにつなぐために、VPNやクラウド型業務ツールの導入が欠かせません。
これらの仕組みが整えば、場所に依存しないチーム編成や迅速な意思決定が可能になります。
さらに、採用の制約が緩和されることで、企業は地域を超えて優秀な人材を確保できるようになります。
他方で、情報セキュリティや労務管理を統一するガバナンス体制の整備も欠かせません。

違い

集約オフィスは全従業員が同じ場所で働くため一体感が生まれ、意思決定や対面連携を迅速かつ低コストで行えます。
一方、分散型は家庭との両立や地方在住者の雇用を後押しし、多様な人材活用を促します。
コミュニケーションコストはクラウドツールで補える。
ただし意思共有を怠ると拠点間で認識のズレが生まれるため、定例のオンライン会議とナレッジ管理ルールが重要です。
リアルとオンラインのハイブリッド会議を標準化することで、場所の違いを意識させない一体感の醸成も可能です。

目的

オフィス分散の主目的は、災害や感染症時にも業務を継続できる体制を確保し、通勤負担を減らして従業員満足と生産性を高めるとともに、地方や郊外の拠点を活用して賃料などの固定費を削減することです。
とくに中小企業にとっては経営の安定化に寄与する施策となります。
この三つを統合的に満たすことで、企業は変化に強い組織基盤を築けます。
これらの効果は相互に補完し合うため、長期的な競争優位の構築に直結します。
こうした取り組みは従業員エンゲージメントを高め、ブランド価値を向上させる効果もあります。

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オフィス分散の具体的な方法について

働き方の多様化や災害リスクに備え、企業はサテライトオフィスの導入や本社機能の縮小を進めています。
これらの具体策を以下で解説します。
とくにデジタルインフラが整備された現在は、物理的な距離による制約が小さくなり、施策を比較的短期間で実行できるでしょう。
企業規模や業種を問わず導入事例が増えており、先行企業の成功体験が普及を後押ししています。
とくに地方創生やカーボンニュートラルの観点からも、分散型の拠点配置は注目されています。

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは、本社以外に設置する小規模拠点で、通勤時間を短縮し業務効率を高めます。
日立製作所は2020年に関東40拠点で試行し、全国約300拠点へ拡大中だ。
出社頻度の低い社員にも専用スペースを用意し、集中度と成果を向上させています。
拠点には高速通信回線や予約制会議室を備えることで、本社と同等のパフォーマンスを確保できます。
また、拠点を地域コミュニティと連携させれば、地域活性化や企業の社会貢献にもつながるでしょう。
さらに、災害時の避難拠点としての役割も担えるため、地域社会からの信頼獲得にも寄与します。
利用料や設備仕様を標準化しておけば、新規拠点の立ち上げを短期間で行えます。

特徴と種類

都市型は営業や管理職の機動力を高め、郊外型は通勤ストレスを軽減し、地方型は地域創生に寄与します。
専用型は機密性を確保でき、共同型はシェアオフィスを利用して導入コストを抑えつつネットワークを拡大できます。
たとえば都市型拠点では駅近のシェアオフィスを時間単位で利用し、郊外型では自社専用の中規模スペースを設けるといった具合に、目的に応じたハイブリッド構成も可能です。
拠点の組み合わせを適切にデザインすれば、コスト効率と社員満足度を同時に高めることができます。
また、共同型は異業種交流を促し、オープンイノベーションのきっかけを生み出します。

オフィス縮小

オフィス分散を進めると、本社機能の見直しが必要となります。
結果として、従来のオフィススペースを縮小する動きが加速しています。
出社人数の減少や会議のオンライン化が進んだことで、物理的なスペースの必要性が再評価されているのです。
ぐるなびは2021年に出社率15%とし、オフィス面積を半減した。
空いたスペースをラウンジやスタジオに転換し、社内外コミュニケーションの場として活用する企業も増えています。
コア業務に集中できる機能的なレイアウトを採用することで、少ない面積でも快適な執務環境を保てます。
一部の企業では、縮小した本社をショールームやブランド発信の場へと再構築し、顧客体験を向上させています。

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オフィス分散のメリットについて

オフィス分散は、柔軟な働き方と事業継続を両立させる戦略です。

BCP対策

オフィス分散は自然災害や感染症で本社が機能不全になっても、地方拠点で業務を継続できるBCP対策です。
東日本大震災後やパンデミック時には、この仕組みが出社抑制と業務維持の両面で有効でした。
平常時から複数拠点での業務訓練を行うことで、いざというときの切り替えを円滑に進められます。
多拠点化に加えてデータセンターの冗長化を図ることで、情報資産の安全性も高まります。
分散先での予備人員を確保しておくことで、人手不足のリスクも軽減できます。

人材確保

地方拠点を設ければ遠方の優秀な人材を採用でき、育児や介護と両立する社員の離職も防げます。
地域密着型の雇用創出は企業イメージの向上にもつながります。
地域ごとのマーケットニーズを把握できるなど、事業面でのメリットも期待できるでしょう。
ダイバーシティ推進の面でも、生活拠点を理由に就業機会を失っていた層に門戸を開けることは大きな意義があります。
在宅勤務と併用することで、社員のライフステージに合わせた働き方を提案できる点も魅力です。

コストが最適化

高額な都心賃料を削減し、必要に応じて拠点を増減させることで、固定費を抑えながら経営の柔軟性を確保できます。
スペースや設備を柔軟に見直せるため、成長段階に応じた投資配分がしやすい点も見逃せません。
省スペース化で削減した費用を福利厚生やDX投資へ振り向ければ、さらなる収益向上を狙えます。
固定費の圧縮効果が可視化されれば、社内での合意形成もスムーズに進みます。

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まとめ

オフィス分散は、柔軟な働き方の促進と業務継続性の確保を両立できる有効な経営戦略のひとつです。
サテライト型や本社機能の再編など、目的に応じた多様な導入スタイルを選べる点も大きな特徴です。
人材確保やコスト削減にもつながるため、将来を見据えたオフィス戦略として積極的な検討が求められます。