オフィスに社内図書館を設ける目的とは？設置するメリット・流れを解説

仕事環境の整備に向けて、オフィスに社内図書館を設置したいと考える方もいるでしょう。
しかし、知識不足のままでは、社内図書館を設置する場合にどのような流れで物事を進めれば良いかわからず、困ってしまうものです。
そこで今回は、オフィスに社内図書館を設ける流れについて、設置する目的やメリットと併せて解説します。

オフィスに社内図書館を設ける目的

そもそも社内図書館とは、一般的な図書館と同じように書籍が用意されており、空き時間などに社員が自由に使用できるスペースを指します。
オフィスに社内図書館を設ける目的を3つ解説します。

目的①業務に関わる能力を向上させる

オフィスに社内図書館を設ける目的のひとつとして、社員一人ひとりの業務に関連した能力の向上が挙げられます。
業務に関する専門書が社内図書館にそろえられていれば、社員が気軽に手に取りやすくなり、就業前後などのすきま時間を活用して、専門知識やスキルを学習できるでしょう。
業務に役立つ資格試験のテキストを用意しておくだけでも、資格取得に向けて学習を始めるきっかけにつながり、専門スキルを身に付けた社員の増加も期待できます。

目的②知識・教養を身に付ける

オフィスへの社内図書館の設置には、社員に新たな知識や教養を身に付けてもらう目的もあります。
社員が興味関心を抱いているジャンルの知識や教養はもちろん、書籍を通じて、今まで触れたことのない新たな分野の知識を深めることにもつながります。
書籍から得た知識あるいは教養がヒントとなり、新商品開発のアイデアが生まれたり、問題解決の糸口が見つかったりするなど、業務に良い結果をもたらすことも考えられるでしょう。
社員一人ひとりが日常生活に読書の時間を組み込み、書籍から得た知識を活かしながら業務に励むなかで、オフィス全体の業務効率がアップする可能性もゼロではないといえます。

目的③資料の保管場所を確保する

オフィスに社内図書館を設ける目的は、社員の技術力や知識の向上だけではなく、業務で使用した資料の保管スペースを確保する意味もあります。
企画書や報告書、事業計画書など、過去の業務で使用した資料は今後の事業に役立つ可能性があり、以前作成した資料が保管されていることを社員に知らせるのが望ましいです。
社内図書館をオフィスに設置し、その一角に資料の保管スペースを設けるだけで、社員に資料の保管場所を周知しやすくなります。
以前作成した資料を確認する必要が生じた場合も、社内図書館があれば気軽に閲覧しやすくなり、過去の事例を踏まえて効率良く仕事に取り組むことも可能です。

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オフィスに社内図書館を設けるメリット

社内図書館の設置は社員をはじめ、オフィス全体にさまざまなメリットをもたらします。

メリット①出社するきっかけになりやすい

オフィスへの社内図書館の設置には、社員に対して出社をうながす効果が期待されます。
社内図書館は業務と直接関係がない一方、仕事の合間に気分転換できるほか、スキルや専門的なノウハウを学ぶスペースとして活用できるなど、快適な仕事環境の整備に役立ちます。
働きやすい環境が整っているオフィスは、社員のモチベーションアップにつながり、一人ひとりが前向きに仕事に取り組める、活気のあるオフィスへと発展するでしょう。
くわえて、企業ブランディングにも高い効果を発揮するとされており、オフィスそのもののイメージアップにも期待が持てます。

メリット②コミュニケーションが生まれやすい

書籍を通じて、社員どうしでコミュニケーションを取る機会が増える点も、オフィスに社内図書館を設けるメリットのひとつです。
さまざまな部署の社員が社内図書館に足を運ぶなかで、日常業務では接点がない部署や役職の方々と会話する機会が生まれるなど、働きやすい仕事環境が整いやすくなるでしょう。
社員がおすすめの書籍を紹介するコーナーを設ければ、上司や部下など、ほかの社員と立場や年齢を超えたコミュニケーションの場にもなり得ます。
新入社員や中途採用の社員も、ほかの社員との会話を通じて会社になじみやすくなり、離職率の低下に貢献する可能性もあると考えられます。

メリット③生産性が上がりやすい

オフィスに社内図書館を設けるメリットとしては、生産性向上への期待が高まる点も挙げられます。
自社業界に関する書籍や情報誌を社内図書館に常備すると、社員が業界の情報を収集・共有しやすくなり、仕事への意欲を高めるきっかけになります。
とくに、新卒および中途入社の社員が業界の情報や知識に触れやすくなるため、仕事に最低限必要な知識の収集に役立つでしょう。
部署またはプロジェクトごとに関連書籍や情報誌を分けておくと、ほしい情報がスムーズに見つかり、作業の効率化が図れます。

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オフィスに社内図書館を設ける流れ

社内図書館の導入を決めたら、流れにそって設置手続きを進めましょう。

流れ➀設置目的を確認する

社内図書館を設ける流れとして、まずオフィスへの設置目的を検討することから始めます。
設置目的が明確に決まったら、目的の達成に向けて用意する書籍のジャンルも決めてみてください。
たとえば、専門的で内容が難しい書籍や分厚い書籍などは、読書の習慣がない方も読みやすく、内容が理解しやすいマンガを選択すると良いでしょう。
リフレッシュ用スペースとしての活用を考えているなら、自宅にある小説などを社員に持参するよう頼むのもおすすめです。
大型で持ち運びが困難な書籍などは、法人に対応した電子書籍サービスを導入し、電子書籍として用意すると便利です。

流れ②運用ルールを決定する

目的や書籍などを決めたら、次の流れとして、運用ルールの検討に取りかかりましょう。
具体的には、書籍の貸出期間をはじめ、一度に借りられる冊数や貸し出し関連のルールを決める必要があります。
飲食物の持ち込みを禁止するなど、社内図書館の利用におけるルールも、運用ルールと一緒に決めましょう。
誰がどの書籍を借りているか確認できるよう、社内図書館の利用時に、社員の氏名とタイトルを記入する貸出簿を用意しておくなどのルールも大切です。
また、社内図書館を滞りなく運用するためには、管理担当者も決めなければなりません。
継続的な運用に向けて、責任を持って管理を任せられる方に、管理担当の就任を依頼しましょう。

流れ③設置場所を決める

書籍および運用ルールが決まったら、最後に社内図書館を設ける場所を検討します。
設置場所を検討するうえで重要となるのが、設置目的や運営方針です。
たとえば、多くの社員に利用してもらうことを主目的とするなら、社員がよく利用する通路の近くを選ぶと良いでしょう。
休憩スポットとしての利用がメインであれば、リフレッシュスペースもしくは食堂など、空き時間に社員が立ち寄りやすい場所への設置を検討してみてください。
最初は小さなスペースから運用を開始し、社員の評判や利用状況などを精査しながら運用方法を見直したり、規模を拡大したりすると継続運用しやすいです。
なお、社内図書館を設ける場所を検討したものの、適切なスペースが確保できない場合は、現状よりも広いオフィスへの移転が望ましいです。

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まとめ

オフィスに社内図書館を設ける主な目的は、社員の能力向上と知識の蓄積、資料の保管の3点です。
社員どうしのコミュニケーションが円滑に進むなど、社内図書館にはさまざまなメリットが考えられます。
設置を検討する場合は、目的を検討したうえで運用ルールを決め、設置場所を探す流れで進めましょう。