オフィスの共用部分とは？内見時の確認ポイントや管理責任について解説！

オフィスを借りるときには「専有部分」だけでなく「共用部分」の状況にも注目することが、快適な環境づくりには欠かせません。
しかし、オフィスの共用部分とはどこを指すのか、内見時には何を確認すれば良いのか、管理は誰がおこなうのかなどの疑問をお持ちの方もいるでしょう。
そこで今回は、オフィスにおける共用部分の概要や内見時のポイント、管理責任の所在について解説しますので、ぜひ今後の参考にしてみてください。

オフィスの共用部分とはどこを指すのか？

まずは、オフィスを借りるにあたって押さえておきたい専有部分と共有部分の違いについて解説します。

賃貸オフィスビルにおける共用部分とは？

オフィスにおける共用部分とは、各テナントがほかの入居者と共有して利用する専有部分以外のスペースのことです。
賃貸オフィスビル内に設けられているエントランスやロビー、受付、エレベーター、階段、トイレ、駐車場、休憩スペースなどの共用部分は、ビルの利用者が自由に利用できる点が特徴です。

共用部分と専有部分の違い

賃貸オフィスビルのうち、各テナントが借りている個別の部屋はほかの入居者は利用できません。
また、各テナントの入居者は専有部分内に限り、壁のデザインや照明の配置など内装を自由に設計できる点も特徴です。
加えて、専有部分内は各テナントが責任を持って日常的な清掃や管理をおこなわなければならない点も共有部分との違いとして挙げられます。

賃貸オフィスビルにおいて共用部分が果たす役割

賃貸オフィスビルの共用部分のなかでも、エントランスやロビー、受付はビル全体のブランド価値に影響します。
そのため、とくにデザインや清潔度など来訪者の見た目の印象を良くするつくりとなっていることが一般的です。
また、賃貸オフィスビルの入居者の安全を不審者から守る役割を担っている点も、共用部分の特徴のひとつです。
防犯性を高めるために、エントランスをはじめ賃貸オフィスビルのいたるところには防犯カメラやセキュリティゲートなどの防犯設備が備えられています。
加えて、各テナントの入居満足度を高めることも共用部分が果たす役割と言えるでしょう。
具体的にはエレベーターやトイレ、休憩スペースなどの使い勝手を良くして入居者が快適に利用できるようにし、引き続き再契約してもらえるような工夫をしています。

▼この記事も読まれています
オフィスの賃貸借契約で確認したいインフラは？3種類のインフラを解説

オフィスの共用部分を内見するときのポイント

オフィスを借りるときには、専有部分だけでなく共用部分の状態を確認することが重要です。
内見時にしっかりとチェックしておけば、入居後のトラブルや不満を未然に防げます。
ここでは、オフィスを内見するときにとくに注意深く確認したい、共用部分のポイントについて解説します。

内見時のポイント①清掃・管理状況

共用部分の内見でもっとも重要なのは、清掃状態と管理の質です。
エントランスや通路、階段などの床にゴミや汚れが目立つ場合は、日常的な清掃が不十分な可能性があります。
また、掲示物が乱雑であったり、案内板が古びていたりすることも管理が行き届いていない兆候です。
くわえて、廊下の定期的なワックスがけや植栽の手入れがなされているかなど、細かい部分にも注意を払いましょう。
清掃が行き届いている共用部分は入居後の快適な利用につながるだけでなく、顧客や来客に対しても良好な印象を与えます。

内見時のポイント②エレベーターの数・大きさ・稼働状況

共用設備のなかでも、エレベーターは日常の業務効率やストレスに直結します。
そのため、オフィスを借りるときには、ビルの階数やテナント数に対してエレベーターの数が適切であるかを確認することが重要です。
また、エレベーターは荷物の搬入出時に利用することがあるため、サイズや積載重量も内見時に忘れずにチェックしましょう。
さらに、実際にエレベーターに乗って稼働音や待ち時間、操作パネルの使いやすさも体感しておくと良いでしょう。

内見時のポイント③水回り（共用トイレ・給湯室）の設備

テナント専用のトイレがない場合は、共用トイレの快適性を確認することが欠かせません。
清潔感の有無はもちろん、手洗い設備や換気の状態、男女別かどうかも確認しましょう。
たとえば、厚生労働省の基準によると、オフィスビルのトイレは男女別に設けられていなければなりません。
男性用大便器は60人以内に1個、小便器は30人以内に1個、女性用便器は20人以内に1個の設置が必要とされています。
そのため、賃貸オフィスビルの入居者数に応じて適切な数が整えられているかを確認することが大切です。
また、社員の多様性を考慮し、ユニバーサルデザインを取り入れたトイレが設置されているかも確認すべきポイントです。
トイレットペーパーやハンドソープの補充状況は管理の質を見極めることにもつながります。
給湯室があるビルでは、蛇口の水漏れ、電気ポットや冷蔵庫の有無、換気扇の動作も確認しましょう。
水回り設備は日常業務で頻繁に使用する場所であるため、不便があれば業務全体に支障をきたします。

内見時のポイント④貸会議室

賃貸オフィスビルによっては、共用部分として貸会議室が設けられていることがあります。
会議を頻繁におこなわない業種であれば、貸会議室があることでテナント内に会議室を設ける必要がなくなり、その分ほかの用途にスペースを利用できます。
また、より小さなスペースのテナントを借りて賃料を削減することも可能です。
共用部分に貸会議室があると結果的にコストの削減につながるため、内見時には貸会議室の有無や利用条件、料金なども確認しましょう。

▼この記事も読まれています
事務所向け火災保険の補償内容は？休業補償や特約についても解説！

オフィスの共用部分は誰が管理する？使用時のマナーは？

賃貸オフィスビルを借りるにあたって気になるのは、誰が共用部分の管理をおこなうのかではないでしょうか。
また、共有部分を使用するにあたってどのようなマナーがあるのかも気になるところでしょう。
ここでは、オフィスの共用部分における管理責任の所在や守りたいマナーについて解説します。

管理責任を負うのは管理会社

オフィスビルにおける共用部分の管理責任は、一般的にビルオーナーから委託された管理会社が負います。
したがって、共用部分の清掃や設備点検、トラブル対応についてはテナント側がおこなう必要はありません。
もし共用部分の電球が切れている場合は、管理会社などに伝えればすぐに対応してもらえます。
共用部分の日常的な管理に各テナントが手間をかけなくて良い点は大きなメリットです。
その代わり、各テナントは管理費や共益費を毎月負担しなければなりません。
オフィスビルを借りるときには、管理費や共益費がいくらかかるかも比較して検討すべきポイントです。

共用部分使用時のマナー

賃貸オフィスビルにおける共用部分は、自社の従業員だけでなく、さまざまなテナントのスタッフが利用します。
どこで誰が聞いているかわからないため、基本的に共用部分で仕事の話をしないことがマナーとされています。
また、周囲の人が休憩しているのを妨げないよう、大声での会話を控えることも守るべきマナーのひとつです。
そのほか、共用部分に私物を置いたり、使用後にゴミを置きっぱなしにしたりする行為も避けるべきです。

▼この記事も読まれています
オフィスの賃貸借契約で知っておきたい天井高とは？注意点もご紹介！

まとめ

賃貸オフィスビルにおける共用部分とは、エントランスやロビー、エレベーターなどビルの来訪者が自由に利用できるスペースを指します。
賃貸オフィスビルの内見にあたっては、エレベーターの使用状況や清掃具合、管理体制などについてしっかりと確認しておきましょう。
また、賃貸オフィスビルの共用部分の管理・清掃をおこなうのはオーナーや管理会社です。