オフィスにおける1名あたりに必要な面積の目安は？計算方法や対策も解説

従業員の仕事環境を快適にするためには、十分な作業スペースの確保が重要です。
しかし、十分な広さや面積の求め方など、オフィス面積を決めるにあたって疑問が多く、何から始めれば良いかわからず困っている方もいるでしょう。
そこで今回は、従業員1名あたりに必要な面積の目安とオフィス面積を求める計算方法、オフィス面積が少ない場合に有効な対策を解説しますので、ぜひ今後の参考にしてみてください。

オフィスにおける従業員1名あたりに必要な面積の目安

快適な労働環境を整えるには、従業員1名あたりの面積を十分確保する必要があります。
オフィスを借りる前に、従業員1名あたりに必要な面積の目安を確認しましょう。

法律上の面積の目安は1坪

法律をもとに考えた場合、オフィスにおける従業員1名あたりに必要な面積の目安は1坪、㎡換算すると約3.3㎡です。
労働安全衛生法に基づく事務所衛生基準規則第2条では、オフィス空間の広さ（気積）を労働者1名あたり10㎥以上にしなければならないと定められています。
なお、規則では、設備の占める容積と床面から4mを超える高さに位置する空間は除外したうえで算出することも定めています。
つまり、法律において、オフィスにおける従業員1名あたりの面積は約1.4坪以上、㎡換算で約4.8㎡以上を目安に考える必要があるでしょう。
法律ではオフィス設備などの体積も含めて考えるため、オフィス設備の関連スペースを除いた約1坪が従業員1名あたりに必要な面積の目安となります。
しかし、法律にしたがって1名あたりの面積を1坪に設定すると、作業スペースとして狭く感じられ、従業員は窮屈な思いをしながら仕事を進めなければならないおそれがあります。
オフィス環境を快適に整える観点からは、1名あたりの面積を1坪ほどにするのは得策ではありません。

オフィス家具メーカーは2坪以上が面積の目安

オフィス家具メーカーは、法律における従業員1名あたりの面積よりも広く、およそ2坪～4坪、㎡表記では約6.6㎡～13.2㎡を面積の目安として推奨しています。
面積に幅がある理由には、オフィスの規模や職種による空間の利用方法の違いが関係しています。
オフィス家具メーカーが推奨する面積の最低ラインである2坪は、法律における目安の2倍の広さではありますが、複数の書類や道具を扱う職種の方には狭く感じられやすいです。
作業のしやすさを優先するなら、最低でも3坪以上の確保が望ましいです。
4坪以上になると作業動線がスムーズになり、作業効率の向上が期待できるほか、隣の従業員との距離が広がるため機密情報が周囲に漏れるリスクの軽減につながります。
気分転換できるスペースの確保も可能となり、オフィス全体の生産性向上も見込めます。

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オフィス面積の計算方法

賃貸借契約を結ぶオフィスの面積を調べるためにも、ここで必要な面積の計算方法を確認しましょう。
オフィス面積の計算方法は、従業員数と出社率のどちらを用いるかにより異なります。

従業員数を用いた計算方法

従業員数を参考にした計算方法には、以下の式が用いられます。
オフィス面積 ＝ 従業員1名あたりに必要な面積 ×（従業員数 × 出社率）
まず従業員1名あたりに必要な作業スペースの面積を決め、次にオフィスを利用する従業員数を掛けてオフィス面積を求める計算方法です。
従業員数を基にオフィス面積を求める計算方法は、出社を原則とする従来型の勤務スタイルに適した式とされています。
オフィスに勤務する従業員の数を主軸としており、テレワークを推進していない企業向けと言えます。
ほかに、仕事で使用するスペース全体の面積を先に決め、従業員数で割って1名あたりに必要な面積を求める方法も効果的です。
なお、会議室など従業員の共有スペースは一定の広さが必要なため、オフィス面積は基本的に従業員数が少ないほど広くしたほうが良いとされています。
従業員数とオフィス面積は反比例の関係にあることを念頭に置き、必要な面積を計算することが大切です。

出社率を用いた計算方法

在宅ワークなどを導入している企業は、従業員数よりも出社率を参考にした計算方法が適しています。
以前の働き方は出社して仕事に取り組むことが定番でしたが、コロナ禍をきっかけにオフィスへ出社せず、自宅からリモートで仕事をおこなう新たな勤務形態が広く浸透しました。
テレワークの普及後は出社する人数が従業員数を下回る企業も多くなり、現実的に必要なオフィス面積を求める必要性が高まりました。
出社率を参考にしてオフィス面積を求める計算方法は、以下のとおりです。
オフィス面積 ＝ 従業員数 × 出社率 × 席余裕率 × 1席あたりの面積
従業員1名あたりではなく、1席に必要な面積を基準としてオフィス全体の面積を求める計算方法です。
席余裕率とは、出社して働く従業員1名あたりに必要な席数の割合を指します。
日ごとに出社人数が変わる状況に対応しながらも、無駄のないオフィス面積を算出できます。

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オフィス面積が不足する場合の対策方法

オフィスの賃貸借契約を検討するなら、オフィス面積が不足する事態を想定しなければなりません。
十分な広さの作業スペースを確保できない場合は、スペースの確保に向けた対策を講じる必要があります。

対策1．ペーパーレス化

仕事で書類を多く使用する場合は、書類をデータ化してペーパーレス化を進めましょう。
書類の使用量が増えるほど保管スペースも必要になりますが、書類の量を減らせば保管スペースも少なくなり、従業員の作業スペースに充てられる面積を増やせます。
1年間確認しなかった書類はデータ化するか廃棄する方法で、ペーパーレス化を進めるのが有効です。
書類のデータ化に時間がかかる場合は、使用頻度が低い書類をレンタル倉庫に保管するなど管理方法を設定し、ペーパーレス化を少しずつ進めてください。

対策2．在宅ワークの推進

出社比率を決定するために在宅勤務を許可し、出社する従業員の数を減らす対策は、オフィス面積が不足する場合に有効です。
出社比率を抑えることで必要な席数が減り、1席あたりに割くオフィス面積の拡大につながります。
在宅ワークを希望する従業員が多い部署では、出社時に席を決めるフリーアドレス制を導入すれば、在宅ワーカーが出社しても席を確保しやすくなります。

対策3．共有スペースの用途増加

応接室や食事スペース、休憩室などの共有スペースを用途別に複数設けるのではなく、ひとつのスペースを多目的に活用できる仕組みを導入する方法も有効な対策の一つです。
共有スペースを減らした分を作業スペースに充てられるため、仕事に必要な面積を拡大できます。
幅広い用途に対応した共有スペースを設ける場合は、机や椅子をキャスター付きのものにするなど、目的に合わせてレイアウトを手軽に変更できる工夫が重要です。
ただし、労働安全衛生法などにより共有スペースの設備や広さ、構造が規定されている場合もあるため、賃貸借契約を結ぶ前に法令を確認することをおすすめします。

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まとめ

オフィスにおける従業員1名あたりに必要な面積の目安は最低でも2坪以上、余裕を持たせるなら3坪～4坪がおすすめです。
出社勤務が基本なら従業員数、在宅勤務に対応した企業は出社率を用いた計算方法で、オフィス面積を求めましょう。
オフィス面積が少ないなら、ペーパーレス化の推進などの対策を講じてみてください。