タッチダウンオフィスとはどのような事務所か？導入目的とメリットを解説！

近年、働き方改革によって事務所のあり方にも変化が見られ、そのひとつとしてタッチダウンオフィスが挙げられます。
タッチダウンオフィスがあれば、テレワークの導入により、社員間のコミュニケーションが減ってしまうなどの問題が解決できるかもしれません。
今回は、タッチダウンオフィスとは何か、導入の目的とメリットについて解説します。

事務所のタッチダウンオフィスとはどのようなものなのか

タッチダウンオフィスは、外出中・出張中であったり、テレワークで働いていたりする社員が、パソコン作業や書類などのチェックをするために一時的に利用するスペースのことです。
通信環境や電源など仕事に必要な設備がそろい、カフェやファミリーレストランで作業するよりも、集中して効率的に作業を進められるようになっています。

タッチダウンオフィスを設置する場所

タッチダウンオフィスを設置するのは、基本的に事務所の外で、近くに自社の拠点がない場所です。
営業活動中や出張中の社員が立ち寄ることを考慮し、タッチダウンオフィスの多くは、利便性が高い駅の近くに設置されています。
従業員が社外での隙間時間を有効活用できるだけでなく、普段は顔を合わせることが少ない社員同士のコミュニケーションの場になることもあるでしょう。

事務所内のタッチダウンオフィス

タッチダウンオフィスは、事務所の外に設置されるのが一般的ですが、事務所内にタッチダウンスペースとして設置される場合もあります。
事務所内にいる社員には一人ずつ席が与えられているため、タッチダウンスペースの必要性を感じることは少ないかもしれません。
しかし、普段はほかの拠点で働いている社員が一時的にデスクワークをおこないたい場合など、事務所内のタッチダウンスペースにも需要があるのです。

タッチダウンオフィスの設置方法

タッチダウンオフィスを設置するためには、スペースと備品・家具が必要です。
事務所の外に設置する場合は、社員がよく訪問するエリアにある駅の近くなど、立ち寄りやすい場所を選ぶと良いでしょう。
事務所内であれば、出入り口付近や部署と部署の間など、さまざまな社員がとおる場所がおすすめです。
基本的に作業をおこなうスペースであるため、電源や通信環境以外にもデスクと椅子も用意します。
スペースが許せば、ミーティングできるような大きなテーブル、プリンターやコピー機に自動販売機、さらに資料を整理できる棚なども設置すると作業に便利です。
必要な物品の設置が完了したら、場所や利用方法も含めて、事務所内外の社員に周知させましょう。

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事務所でタッチダウンオフィスを導入する目的

タッチダウンオフィスを導入する主な目的は「作業スペースの確保」と「業務の効率化」です。
導入にはコストが発生しますが、目的を達成できれば、事務所全体に多くのメリットをもたらすことでしょう。

目的①作業スペースの確保

タッチダウンオフィスは、従業員の作業スペースを確保することを目的としています。
普段から事務所内で勤務している従業員には自席がありますが、外出中に短時間のデスクワークが必要になることもあり、出張で来ている従業員には自席がありません。
そういった場合の作業スペースを確保するために、タッチダウンオフィスがあります。
外出中にパソコン作業が必要になったら、カフェなどで作業をおこなうことも可能かもしれませんが、本来であればもっと事務作業に適した環境が求められます。
タッチダウンオフィスがあれば、事務所まで戻らなくても事務作業が快適におこなえるでしょう。
コピー機やプリンターが設置されていれば、商談前にそこで書類の準備をおこなえば良く、わざわざ書類を持ち歩く必要がありません。
コピー自体はコンビニエンスストアなどでも可能かもしれませんが、書類整理などの作業が入ることを考えれば、広いスペースが確保されているほうが便利です。
このように、タッチダウンオフィスを導入すれば、事務所にいなくても一時的に事務作業がおこなえます。

目的②業務の効率化

タッチダウンオフィスの導入には、作業を効率化する目的もあります。
外出中にパソコン作業などが必要になった場合、わざわざ事務所に戻っていたら時間のロスが発生し、交通費も余分に発生するかもしれません。
また、パソコンを広げられる場所がなかなか見つからない可能性もあります。
パソコン作業ができる飲食店は混んでいることも多く、電源や通信環境を確保するのも簡単なことではないでしょう。
外出先で作業できる場所を探して歩き回るのは、業務に良い影響を与えるとは考えられません。
しかし、タッチダウンオフィスが近くにあれば、そこへ行けば作業だけに集中できるため効率的です。
業務の効率化は生産性を向上させるだけでなく、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。
外で作業できるスペースを探す労力を省いて、本来の業務に注力しやすくなるからです。
作業効率が良くなり、従業員のモチベーションが上がれば、タッチダウンオフィスの導入目的を達成したことになります。

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事務所でタッチダウンオフィスを導入するメリット

タッチダウンオフィスの導入によって、期待できるメリットはさまざまです。
たとえば、事務所以外にもタッチダウンオフィスがあれば、従業員が分散して勤務できるため、感染症対策になります。
災害や何らかのトラブルで事務所が使用できなくなった場合も、業務の継続が可能かもしれません。
ほかにも、以下のようなメリットがあります。

メリット①仕事の効率が上がる

外出先にタッチダウンオフィスがあれば、事務作業のために外出先から事務所に戻る必要がありません。
顧客訪問前などの隙間時間を業務に充てられれば、それだけ仕事の効率が上がります。
さらに、カフェを探して入るよりタッチダウンオフィスのほうが、電源や通信環境だけでなく、デスクや事務用品などの必要な設備がそろっていて業務に適した環境です。
このように、タッチダウンオフィスの導入は、仕事を効率良く進めるのに役立ちます。

メリット②従業員同士のコミュニケーションの機会が増える

近年はテレワークが導入されて、出社しなくても業務をおこなえるようになりました。
しかし、従業員同士のコミュニケーションの機会が減少していることも、問題になっています。
事務所内にタッチダウンスペースを設置すれば、社員同士のコミュニケーションが自然と生まれて、活性化するでしょう。
また、さまざまな部署に所属する従業員と気軽に意見が交換できれば、新たな着眼点を得られるかもしれません。
コミュニケーションが不足していることを問題視されているの事務所においては、タッチダウンオフィスが解決策となる可能性があります。

メリット③気分転換に一役買う

普段勤務している事務所以外にも働ける場所があると、従業員の気分転換やリフレッシュにつながるでしょう。
業務内容やその日の気分に合わせて仕事場を変えられるのは、タッチダウンオフィスを導入するメリットのひとつです。
家族がいるなどの理由で、自宅でのテレワークだと集中しにくい従業員にとっても、働く場所の選択肢が増えて良いかもしれません。
毎日同じ事務所内で働き続けるよりも、環境を変えるだけでリフレッシュでき、集中しやすくなります。
気分転換で従業員の集中力が向上すれば、もちろん作業効率の向上も期待できるはずです。

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まとめ

タッチダウンオフィスとは、一時的に事務作業をおこなえるスペースのことで、事務所内に設置されることもあります。
タッチダウンオフィスを導入する目的は、作業スペースの確保と業務効率化です。
作業効率が良くなるだけでなく、コミュニケーションの場となったり、気分転換に役立ったりすることがメリットです。